Чтобы программа могла с каталогами работать, они должны быть индексированы. При индексировании для файла данных создается соответствующий файл индекса, в котором пункты сгруппированы согласно неполных номеров и номеров. В файле данных пункты остаются не сгруппироваными, т.е. такими, какими их постепенно при расчете или при импорте добавляли.

При работе с каталогом файл индекса расположен в памяти компьютера (по причине ускоренной манипуляции с каталогом), в то время, как файл данных расположен на диске. В этом случае все изменения данных мгновенно сохраняются на диске.

Изменения данных постепенно заносятся на диск, в то время, как изменения в файле индекса происходят в операционной памяти, а актуальный файл индекса нормально сохраняется только при закрытии окна с каталогом координат. При насильственном прерывании работы программы на диске остается актуальный файл данных, но исходный файл индекса. Согласно определенных критериев программа тестирует соответствие файлов данных и индекса и сама распознает, что эти файлы себе не соответствуют, в этом случае она автоматически создает новый файл индекса.